Советы руководителям: как проводить эффективные встречи и совещания
23 августа 2018По мере роста компании становится все труднее коммуницировать с персоналом. Раньше можно было решить любые проблемы один на один с заместителем или менеджером, теперь нужно собирать совещание из руководителей отделов и ключевых сотрудников.
Без таких встреч обойтись нельзя – надо собираться, совещаться и решать важные стратегические вопросы по развитию компании. Беда в том, что большинство встреч проводится не эффективно – после них у персонала остаются вопросы и нет четкого понимания, что же делать дальше.Совещания могут быть вдохновляющими и мотивирующими, а могут быть и полностью провальными. Чтобы понять, как нужно проводить совещания, сначала надо выяснить, что большинство руководителей делает не так.Главная проблема неэффективных совещаний – сотрудники не высказывают свое мнение. По разным причинам: боятся, стесняются, не считают важным. Или потому, что вы неправильно проводите совещание.
Или потому, что вы неправильно проводите совещание. Рассказываем, что делать не нужно.Перед каждой встречей вы вручаете участникам отчеты с показателями эффективности и надеетесь, что последует бурное обсуждение с генерацией идей и решениями. Но этого не происходит. Попробуйте по-другому: вручите каждому сотруднику неполный отчет с основными показателями эффективности, откройте его в электронной таблице или дайте доступ к дашборду.
Мало данных – много вопросов, которые сотрудники и начнут вам задавать.Во время обсуждения можно открыть доступ к полным данным, совещание уже будет более продуктивным.Плохо организованное собрание – огромная трата времени. Сотрудники уже так хотят уйти, что готовы молчать и не высказывать свое мнение. Но кроме того, что вы не получаете обратную связь от персонала, вы теряете кучу энергии и денег.
Так нельзя.Установите точный регламент совещания, утвердите повестку дня со строгими временными рамками для каждого спикера, включая время на вопросы и ответы. На совещании должен присутствовать человек, который будет ответственен за временной регламент.Выговор или порицание перед всеми вызывает у человека гнев, обиду, раздражение, страх и унижение.
Даже если человек виновен – не стоит его отчитывать перед всеми.Запомните правило: хвалить на публике, ругать – лично. Тогда на совещаниях атмосфера будет приятной и мотивирующей.Часто в компании работают люди на удаленке.
Не все могут посещать совещания офлайн. Если их нет – они не знают, что происходит и не понимают, как работать дальше.
Это демотивирует удаленных сотрудников, они начинают работать не так продуктивно, как вам бы хотелось.Подключите удаленных сотрудников по каналам связи: Skype, Viber, Telegram. Если кто-то не может присутствовать на встрече (может, другой часовой пояс, например), то сделайте запись и отправьте ее им. И всегда, ВСЕГДА, повторяйте вопросы, которые задают члены команды на совещании, чтобы удаленные сотрудники услышали и поняли их.Лучший способ затормозить развитие бизнеса и отравить культуру компании – стать диктатором.
Да, вы руководитель и лучше знаете, как надо делать (это не факт на самом деле). Но каждый член вашей команды вносит свой уникальный вклад в развитие бизнеса – вы ведь поэтому их наняли, так ведь?
Вместе, как одна команда, вы будете расти быстрее (и умнее). Не нужно диктовать свое мнение и приказывать выполнять только свои распоряжения. Дайте возможность каждому говорить на совещании и высказывать свое видение и решение проблемы.Как генеральный директор выделите ключевые показатели компании, прогресс в работе, ключевые направления и примеры инициатив, которые помогают в развитии.
А затем отдайте совещание команде – пусть они обсуждают и выдвигают гипотезы. Вы увидите много неочевидных решений и сможете выбрать те, которые будут самыми эффективными для роста компании.Сделайте так, чтобы сотрудники могли задавать анонимные вопросы – вы узнаете, что их волнует, и сможете дать на них ответы на встрече.Сосредоточенные, эффективные встречи могут быть редкими.
Но они работают гораздо лучше, чем множество не эффективных. Чтобы совещания проходили результативно, есть несколько правил.Лучшие по эффективности – короткие совещания.
Подготовьте заранее лаконичный отчет с ключевыми моментами, которые вам нужно обсудить.
И не отвлекайтесь на дополнительные вопросы – ведите переговоры по установленному регламенту.Если будет много информации, люди устанут, внимание их станет рассеиваться, задача потеряет ясность.
Оптимальный вариант для небольших коротких совещаний – раз в две недели.
Решите для своей компании – если встречаться два раза в месяц для вашей команды тяжело, то попробуйте собирать совещания один раз в месяц или раз в квартал.Сосредотачивайтесь только на тех моментах, которые важны. Подготовьте для команды понятную визуализацию данных – вы сэкономите время на считывании отчетов.
Если у вас нет времени создавать дашборд и визуализировать данные – назначьте ответственного.
И не забудьте похвалить в конце совещания всех, кто принимал в нем участие.Совместные встречи помогают повысить доверие: членов команды к руководству, руководства – к сотрудникам. Если в команде сложились доверительные отношения, то каждый работник станет высказывать свое представление о том, что нужно сделать, чтобы увеличить продажи или привлечь новых клиентов.
После совещания у вас появится много идей и, вполне вероятно, новое видение ситуации.Подайте пример своим сотрудникам – будьте откровенны сами. Это принесет ощутимый профит в будущем.Когда вы искренне признаете успехи команды и говорите о них, это воодушевляет людей.
После таких позитивных встреч в компаниях сразу отмечается прогресс. Поощряйте истории – пусть сотрудники поделятся своими успехами с остальными – это тоже сильно мотивирует. И заканчивайте совещание на одобрительной ноте – члены команды должны уходить со встречи на подъеме, с энтузиазмом.Участие всех сотрудников, включая удаленных, в совещании имеет решающее значение.
Сделайте так, чтобы каждый член команды смог присоединиться к мероприятию по интернету. Подключите видеокамеру, проверьте, как работает аудио и чат – вы должны обеспечить эффект присутствия удаленного сотрудника на встрече.Многие удаленные сотрудники считают себя «вторым сортом», потому что у них нет доступа к совещаниям и они не могут принимать в них участие.
Исправить это легко – приглашайте их на встречи, с помощью современных средств связи сделать это просто.Регулярные встречи помогают донести актуальную информацию до всех членов команды и обсудить ее. Обсуждайте открыто цели, вносите корректировки, принимайте гипотезы – мозговой штурм поможет выявить скрытые проблемы и предотвратить многие неудачи.Делайте разбор работы каждого отдела, показывайте, как она повлияла на общую цель компании. Делитесь ключевыми метриками и поясняйте их.
Например: «Наш доход X и темп роста Y.
Но это немного ниже, чем наша цель Z.
Вероятно, это из-за… Как вы думаете, что влияет на этот результат?»Важно, чтобы ваша команда сосредоточила свои внимание на целях, миссии и культуре компании.
Без четкой коммуникации такого не произойдет.
Основная часть – поиск правильного формата для встреч, который будет работать для вашей команды.Конечно, это не универсальные советы – в каждой компании свои нормы и правила.
Но они помогут вам найти собственное направление по проведению совещаний и встреч.
Поэкспериментируйте, протестируйте несколько форматов. Спросите у команды, что было хорошо, а что плохо, и вы найдете то, что работает лучше всего.